Wstęp

OPWDD i inne agencje rządowe będą kontrolować, w jaki sposób program obsługuje świadczenia osobiste. Przejrzą księgi rachunkowe i dokumentację uzupełniającą oraz policzą posiadaną gotówkę.

Typowe problemy z audytem

Podczas audytów wykryto pewne typowe problemy. Te typowe problemy obejmują:

  • Zasiłek osobisty nie został oddzielony od dochodu policzalnego w ciągu trzech (3) dni od otrzymania
  • Brakowało środków
  • Pełna kwota zasiłku osobistego nie została przyznana osobie, gdy zmniejszyła się kwota jej niezarobkowych dochodów 
  • Coroczny przegląd wymaganego odsetka rachunków zasiłków osobistych dla osób mieszkających w różnych typach domów nie został zakończony
  • Gotówka w domu przekroczyła ustawowy limit gotówkowy na osobę
  • Wydatki z osobistej diety były nieodpowiednie, na przykład osobisty dodatek został wykorzystany na opłacenie lokalnych usług telefonicznych, recept i innych wydatków, które powinny być opłacone przez agencję lub Medicaid
  • Umiejętności danej osoby w zakresie zarządzania pieniędzmi w MMA nie były okresowo oceniane 
  • Nie istniały wewnętrzne pisemne procedury dotyczące postępowania z osobistymi funduszami ulgowymi
  • Brakowało dokumentacji odbioru i odrębnego rozliczenia półrocznego dodatku odzieżowego z OPWDDD
  • Półroczne fundusze odzieżowe nie były wykorzystywane 

Wystąpiły również typowe problemy z księgami, takie jak:

  • Transakcje gotówkowe nie zostały wprowadzone do księgi w momencie ich wystąpienia
  • Osoba, która dokonała zakupu, nie została zarejestrowana
  • Księgi rachunkowe były źle utrzymywane lub nie istniały
  • W księdze popełniono błędy matematyczne
  • Zakupy nie miały potwierdzających paragonów
  • Ogólne rachunki nie zawierały dostawcy, daty ani opisu zakupionych przedmiotów 
  • Osoby zdolne nie parafowały ani nie podpisywały za otrzymane pieniądze 

Zastaw

Zastaw ma miejsce, gdy agencja lub personel pożycza środki agencji lub własne pieniądze osobie i oczekuje spłaty z osobistych funduszy zasiłkowych. Pożyczanie pieniędzy odbiorcom osobistych zasiłków, nawet na krótki okres, a następnie spłacanie ich z osobistych funduszy zasiłków, jest zabronione przez prawo stanowe. 

Jeżeli personel rezydencji nie ma dostępu do gotówki w momencie składania wniosku, rezydencja nie może pobierać środków z podręcznej gotówki lub pożyczać środków osobistych, a następnie zwracać podręczną gotówkę lub personel z osobistego zasiłku danej osoby. Wcześniejsze planowanie może wyeliminować sytuacje, w których pracownicy mogą pokusić się o pożyczenie środków agencyjnych lub środków własnych. Agencja powinna dokonać przeglądu swoich procedur, aby upewnić się, że istnieją plany zapewniające osobom fizycznym dostęp do ich funduszy, gdy pracownicy, którzy mogą otworzyć sejf, są po służbie. 

W dzisiejszych czasach trudno jest dokonać niektórych zakupów za gotówkę. OPWDD opracowało zasady dotyczące korzystania z karty kredytowej do dokonywania zakupów w sposób, który w razie potrzeby pozwala uniknąć zastawu (takiego jak bilety lotnicze). DDSOO lub agencja wolontariacka może wykorzystać swoją firmową kartę kredytową do zakupu przedmiotów dla osoby, dla której DDSOO lub dyrektor agencji wolontariackiej zarządza osobistymi funduszami ulg. Środki danej osoby muszą zostać odłożone przed zakupem i na pełną kwotę zakupu. Jeśli środki nie zostaną odłożone przed zakupem, zostanie to uznane za zastaw środków, co stanowiłoby naruszenie przepisów OPWDD Personal Allowance (14 NYCRR 633,15).

W przypadku zakupów wymagających karty kredytowej agencja może zapewnić ludziom dostęp do przedmiotów i upewnić się, że nie zastawiają pieniędzy poprzez:

  • Przeglądanie konta osobistego zasiłku i weryfikacja, czy saldo jest wystarczające do pokrycia zakupu
  • Odłożenie pełnego kosztu przed użyciem karty kredytowej
  • Zapłata pełnego kosztu z konta osobistego na rachunek karty kredytowej natychmiast po transakcji

Agencja może zapewnić fundusze na zakup przedmiotów lub udział w wycieczkach społecznych, gdy dana osoba nie ma dochodów. Nie jest to zaliczka, ponieważ nie ma oczekiwania, że dana osoba spłaci agencji. Jeśli agencja zapewnia fundusze osobie bez dochodów, środki na wydatki osobiste nie mogą zostać zwrócone, jeśli osoba ta później nabędzie prawo do świadczeń. 

Księgi pomocnicze i dostępność pieniędzy

Można opracować procedury umożliwiające personelowi dostęp do niewielkich kwot osobistych zasiłków, gdy personel mający dostęp do sejfu jest poza służbą. Jednym ze sposobów jest użycie systemu księgi podrzędnej. 

Księgi pomocnicze są zalecane jako najlepsza praktyka, ponieważ:

  • Gotówka poza bezpiecznymi obszarami zostanie zminimalizowana
  • Zapewnia rozliczalność za fundusze
  • Ludzie mogą uzyskać dostęp do swojej gotówki w razie potrzeby 

Przykład — księgi pomocnicze

W tym przykładzie opisano procedury księgi podrzędnej używane przez jednego dostawcę.

Księgi rachunkowe są zabezpieczone, a fundusze trzymane w sejfie. Dostawca wyznacza kierownika księgi, który ma dostęp do księgi i jest bezpieczny. Współzarządzający księgą może zostać wyznaczony jako zastępca do obsługi, gdy wyznaczony kierownik nie jest na służbie. Pełne uzgodnienie ksiąg rachunkowych i środków pieniężnych musi zostać dokonane, zanim odpowiedzialność będzie mogła zostać przeniesiona z kierownika na współzarządzającego. 

Jeśli potrzebne są fundusze, gdy nie ma dostępu do sejfu, niewielkie kwoty można przekazać z wyprzedzeniem innej odpowiedzialnej osobie z personelu i zabezpieczyć w rezydencji po zakończeniu wycieczek. Pracownik podpisuje arkusz księgi rachunkowej, a środki są umieszczane w kopercie księgi pomocniczej określającej przeznaczenie środków. Pracownik musi udokumentować, w jaki sposób zostały wydane wszystkie pieniądze i przedstawić pokwitowania. Fundusze i księga pomocnicza są zabezpieczone, gdy personel nie wychodzi z daną osobą lub nie robi zakupów w jej imieniu. Jeśli istnieje określony cel dla gotówki, osoba odpowiedzialna z personelu musi dokonać zakupów i zwrócić paragony oraz przekazać je kierownikowi księgi w ciągu siedmiu (7) dni. Jeżeli żądane jest więcej pieniędzy dla tej samej osoby, pracownik musi zwrócić księgę pomocniczą przed przyznaniem dodatkowych środków.

Za każdym razem, gdy pracownik przekazuje środki danej osoby innemu pracownikowi, musi istnieć zapis księgowy. 

Dostawca ma kilka zasad, które pomagają chronić pieniądze:

  • Pracownicy nie mogą przenosić ani pożyczać pieniędzy z konta jednej osoby na konto innej 
  • Pożyczki z funduszy osobistych dla pracowników są zabronione
  • Pracownicy nie mogą wydawać własnych środków, a później otrzymać zwrot kosztów
  • Łączenie personelu i funduszy indywidualnych jest niedozwolone; środki każdej osoby są przechowywane osobno
  • Kierownik księgi może w każdej chwili przeprowadzić audyt ksiąg pomocniczych

Kary

Ponieważ zasiłek osobisty wpływa na jakość życia danej osoby, nadużycie jest karalne z mocy prawa. Niewłaściwe zarządzanie zasiłkiem osobistym może być wykroczeniem klasy A. Kary cywilne i karne obejmują:

  • Do 2 lat więzienia
  • Grzywna w wysokości 10 000 $
  • Orzeczenia w wysokości do dwukrotności niewłaściwie wykorzystanej kwoty