Przegląd

Przepisy dotyczące zasiłków osobistych określają obowiązki DDSOO i agencji wolontariackich OPWDD, które przyjmują odpowiedzialność za obsługę wszelkich środków osobistych w imieniu osób, którym służą. Określają obowiązki dostawcy usług mieszkaniowych i dostawców niemieszkalnych. Niezależnie od źródła pieniędzy, jeśli agencja obsługuje fundusze, agencja musi przestrzegać przepisów dotyczących dodatków osobistych, w tym rejestrowania każdego otrzymania i wypłaty środków zarządzanych przez agencję, w tym wpłat, wypłat, odsetek i przelewów między rachunkami. 

Zasiłek osobisty pochodzi z miesięcznego dochodu danej osoby, wliczając w to dochody niezarobione, takie jak świadczenia rządowe i wszelkie dochody z pracy. Ważne jest, aby dana osoba miała dostęp do swojego osobistego zasiłku, gdy fundusze staną się dostępne. Agencja musi oddzielić kieszonkowe od innych pieniędzy w ciągu trzech dni roboczych od otrzymania. Osoby fizyczne muszą otrzymać środki osobiste w ciągu trzech dni roboczych od złożenia wniosku.

Obowiązki dostawców mieszkaniowych

Agencja mieszkaniowa musi ustalić, czy dana osoba potrzebuje przedstawiciela płatnika. Zapotrzebowanie na przedstawiciela odbiorcy płatności musi zostać ocenione i udokumentowane w ciągu 10 dni od przyjęcia, za każdym razem, gdy dana osoba się przenosi, jeśli nastąpiła zmiana jej sytuacji lub zdolności do zarządzania funduszami oraz jeśli osoba lub inna osoba zażąda tego w jej imieniu. Jeśli agencja stwierdzi, że dana osoba potrzebuje przedstawiciela płatnika, a wcześniej go nie miała, pracownik służby zdrowia musi przeprowadzić ocenę i przedstawić swoje ustalenia SSA. Należy prowadzić dokumentację. 

Jeżeli pełnomocnikiem jest dyrektor placówki, musi zarządzać świadczeniami i dodatkami osobistymi danej osoby bez pobierania opłat. Jeżeli dyrektor placówki nie jest pełnomocnikiem, musi zaoferować na piśmie bezpłatne zarządzanie ulgą osobistą. Dodatkowe informacje na temat odpowiedzialności przedstawiciela odbiorcy płatności przedstawiono w 14 NYCRR, paragraf 633.9.  

Agencja mieszkaniowa musi opracować i wdrożyć zasady i procedury dotyczące zarządzania i wykorzystania funduszy. Zasady i procedury muszą dotyczyć co najmniej:

  • Bezpieczeństwo środków, w tym utrzymywana lokalizacja i ograniczenia dostępu
  • Odpowiedzialność personelu, wolontariuszy i dostawców
  • Prowadzenie ewidencji, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej
  • Wydawanie i monitorowanie dodatku osobistego
  • Że korzystanie z ulgi osobistej ma na celu wyłącznie korzyść danej osoby i odzwierciedla jej wybory
  • Proces planowania indywidualnych wydatków osobistych i realizacji Planu Wydatków Osobistych (PEP) 
  • Powiadomienie wybranej przez siebie osoby i stron, kiedy dostawca ubiega się o bycie przedstawicielem odbiorcy płatności
  • Odpowiedzi na prośby o księgowość

Agencja mieszkaniowa jest odpowiedzialna za zarządzanie kontem zasiłku osobistego zgodnie z następującymi wytycznymi:

  • Zasiłek osobisty musi być oddzielony od dochodu lub dostępnego miesięcznego dochodu netto (NAMI) w ciągu trzech (3) dni roboczych od otrzymania. 
  • Należy prowadzić rejestr wszystkich zasobów, aby zapewnić ciągłość uprawnień do świadczeń i uprawnień 
  • Proces księgowy musi wyraźnie określać zasiłki osobiste jako odrębne od wszelkich środków należących do agencji, jej pracowników, wykonawców, konsultantów, wolontariuszy lub dostawców opieki rodzinnej
  • Rachunek zasiłków osobistych musi odzwierciedlać wszystkie odsetki uzyskane przez daną osobę, jeżeli zasiłek osobisty został zdeponowany na rachunku bankowym agencji

Oprócz niniejszych wytycznych agencja lub agencja sponsorująca musi posiadać procedury monitorowania całkowitych funduszy, do których dana osoba ma niezależny dostęp i współpracować z daną osobą, aby zapewnić, że suma ta nie przekracza kwoty określonej w ocenie zarządzania pieniędzmi danej osoby ( MMA). To zawiera:

  • Środki pieniężne lub ich ekwiwalenty, takie jak karta debetowa lub przedpłacona karta kredytowa, będące w posiadaniu danej osoby
  • Środki zatrzymane przez osobę z jej zarobków
  • Środki utrzymywane na koncie osobistym (np. na koncie w banku komunalnym)

Przenosi się między sytuacjami życiowymi

Ludzie czasami przenoszą się z jednej sytuacji życiowej do drugiej. Podczas tej zmiany ważne jest, aby mieli nieprzerwany dostęp do swoich osobistych kieszonkowych.

Pieniądze z zasiłku osobistego należą do danej osoby i muszą być dostępne na wydatki osobiste według uznania tej osoby. Aby upewnić się, że pieniądze danej osoby pozostaną dostępne, wdrożono określone procedury, które zostały opisane poniżej.   

Gdy pierwotna agencja jest przedstawicielem odbiorcy płatności, a pieniądze danej osoby pochodzą w całości ze źródeł innych niż ubezpieczenia społeczne lub zasiłki SSI, saldo wszystkich osobistych funduszy zasiłkowych musi zostać przekazane odpowiedniej stronie w nowym miejscu zamieszkania w ciągu 10 dni od wyjazdu osoby . W okresie przejściowym wszelkie dodatkowe środki otrzymane przed wyznaczeniem nowego przedstawiciela odbiorcy płatności muszą zostać przekazane nowej agencji w ciągu 5 dni roboczych od ich otrzymania. Taka umowa obowiązuje do czasu wyznaczenia nowego odbiorcy płatności. Jeśli nowe miejsce zamieszkania jest DDSOO lub dobrowolnym miejscem zamieszkania certyfikowanym, nowy dostawca musi ustalić, czy przedstawiciel odbiorcy płatności jest nadal potrzebny i złożyć wniosek, aby zostać odbiorcą płatności, jeśli ma to zastosowanie, w ciągu 10 dni od przyjęcia.

Następujące procedury mają zastosowanie, niezależnie od tego, gdzie dana osoba się przemieszcza, gdy jakiekolwiek pieniądze tej osoby pochodzą z płatności dokonywanych przez Social Security Administration (SSA):

Gdy nastąpi zmiana przedstawiciela odbiorcy płatności, wszystkie środki z SSA muszą zostać zwrócone do SSA w ciągu 10 dni. Nowa agencja lub odbiorca płatności musi zostać powiadomiona o dacie i zwrocie kwoty.
SSA może udzielić pisemnej zgody na przekazanie środków nowemu odbiorcy na żądanie określonych osób lub w określonych okolicznościach. To uprawnienie musi być zachowane w pliku.
Jeśli otrzymano pisemną zgodę od SSA na przekazanie środków nowej agencji, środki muszą zostać przekazane w ciągu 10 dni od przeniesienia.
Oprócz procedur opisanych powyżej, następujące szczególne wymagania mają zastosowanie, gdy osoba przenosi się do innego miejsca zamieszkania certyfikowanego lub obsługiwanego przez OPWDD: 

  • Kiedy dana osoba się przeprowadza, agencja musi wysłać do nowej agencji mniejszą z ustawowych miesięcznych dodatków osobistych lub sumę środków tej osoby przed zwróceniem wszelkich pozostałych środków do SSA. 
  • Kiedy nowa agencja zostaje wyznaczona na przedstawiciela płatnika i otrzymuje środki od danej osoby, pieniądze należy traktować jako dodatek osobisty. Jeśli jakikolwiek czynsz jest należny za okres przed wyznaczeniem na przedstawiciela płatnika, agencja musi uzyskać pisemną zgodę od SSA na jego odbiór, chyba że dana osoba mieszka w ICF, DC lub SRU. 
  • Fundusz pogrzebowy musi zostać wysłany do nowego odbiorcy w ciągu 10 dni roboczych i musi być wyraźnie oznaczony jako taki. Nowa agencja musi oddzielnie rozliczać fundusz pogrzebowy, aby pozostał wyłączonym zasobem dla celów zasiłku SSI i Medicaid.
  • Jeśli ustalono, że dana osoba potrzebuje przedstawiciela odbiorcy płatności, nowa agencja musi złożyć wniosek do SSA o zostanie przedstawicielem odbiorcy płatności w ciągu 10 dni roboczych od przeprowadzki osoby. Agencja mieszkaniowa powinna udokumentować potrzebę odbiorcy płatności i jego ofertę pełnienia funkcji przedstawiciela odbiorcy płatności. Dokumentacja ta powinna być przechowywana w aktach sprawy. 

Tymczasowe niedobory dochodów

Procedury opisane powyżej mają na celu uniknięcie braków w zasiłku osobistym osoby, która przeprowadza się do nowego miejsca zamieszkania. Jeżeli dana osoba przenosi się do miejsca zamieszkania obsługiwanego przez inną agencję i występuje tymczasowy niedobór, ponieważ świadczenia tej osoby nie są jeszcze wypłacane nowej agencji, agencja może wypłacać świadczenia osobiste tej osoby do czasu otrzymania świadczeń. Jest to jedyny moment, w którym agencja może przekazać środki osobie fizycznej. Wszelkie inne wypłaty środków stanowią zastaw i są zabronione. 

Obowiązki dostawców niemieszkalnych

Dostawca niemieszkalny, który przyjmuje fundusze zasiłków osobistych od agencji mieszkaniowej na użytek danej osoby, przyjmuje odpowiedzialność za te fundusze i musi obsługiwać je zgodnie z przepisami dotyczącymi zasiłków osobistych. 

Odpowiedzialność ta obejmuje ustanowienie zasad i procedur, które dotyczą co najmniej:

  • Wykorzystanie środków
  • Bezpieczeństwo środków
  • Prowadzenie ewidencji, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej
  • Odpowiedzialność całego personelu agencji zajmującego się pieniędzmi, w tym pracowników, wykonawców, konsultantów i wolontariuszy 
  • Wydawanie i monitorowanie dodatku osobistego

Ponadto przepisy dotyczące zasiłków osobistych wymagają od usługodawcy niemieszkalnego:

  • Prowadzenie aktualnego rejestru lub księgi rachunkowej, w której wyszczególnione są pokwitowania, wypłaty i saldo funduszy osobistych
  • Uzyskaj pokwitowania zgodnie z 14 NYCRR 633.15
  • Upewnij się, że wydatki przynoszą korzyści jednostce i że przedmioty zakupione przez lub dla osoby stają się jej własnością osobistą
  • Upewnij się, że wykorzystanie kieszonkowego jest zgodne z planem wydatków danej osoby
  • Wysyłaj agencji mieszkaniowej kopię księgi rachunkowej dla każdej osoby, dla której program przechowuje kwartalnie środki zasiłkowe

Rachunki związane z zasiłkiem osobistym

Istnieją różne rodzaje kont związanych z ulgą osobistą. Dokumentacja musi być prowadzona dla wszystkich rachunków objętych przepisami dotyczącymi zasiłków osobistych. Chociaż możesz nie pracować ze wszystkimi z nich, powinieneś znać ich cele, a także powinieneś wiedzieć:

  • Kto w Twojej agencji zarządza kontami?
  • Jak Twoja agencja zarządza kieszonkowym? 

Powinieneś również wiedzieć, jak uzyskać dostęp do informacji dotyczących kwoty zasiłku osobistego należnego danej osobie w danym miesiącu oraz całkowitego salda na kontach osobistych, z którymi pracujesz. Konta te mogą obejmować dowolne lub wszystkie z poniższych:

  • Osobiste konto ulgowe
  • Powiernicze konto osobiste agencji powierniczej
  • Konto osobiste
  • Gotówka lub ekwiwalenty gotówki, takie jak karta debetowa lub przedpłacona karta kredytowa, w miejscu zamieszkania i/lub programie dziennym osoby
  • Pieniądze w posiadaniu osoby

Osobiste konto ulgowe
Gdy agencja mieszkaniowa zarządza zasiłkami osobistymi, dla danej osoby należy założyć konto zasiłków osobistych. Ma to zastosowanie, gdy agencja jest reprezentatywnym odbiorcą płatności i/lub gdy otrzymuje środki od reprezentatywnego odbiorcy płatności lub osoby do zarządzania. Konto zasiłków osobistych składa się z procesu księgowego, w którym rejestruje się otrzymanie i wypłatę wszystkich zasiłków osobistych. Nie ma wymaganego formatu, ale sugeruje się, aby istniały kolumny pokazujące różnicę między bieżącymi dochodami a oszczędnościami. Agencje muszą co najmniej raz na kwartał określić, na których rachunkach znajdują się zasiłki osobiste i jakie kwoty znajdują się w każdym z nich. Środki na koncie osobistym muszą być przechowywane na co najmniej jednym z następujących kont:   

  • Powiernicze konto osobiste agencji powierniczej
  • Konto osobiste
  • Gotówka w miejscu zamieszkania osoby
  • Gotówka z innymi usługodawcami

Osobiste konto zasiłkowe dla powiernika agencji

Powiernicze rachunki zasiłków osobistych są tworzone przez agencję w celu przechowywania funduszy zasiłków osobistych, za które są one odpowiedzialne. Mogą zawierać osobisty dodatek dla wielu osób, ale agencje muszą być w stanie zidentyfikować osobisty dodatek należący do każdej osoby. Konto musi być oprocentowane. Odsetki na koncie muszą zostać przydzielone wszystkim osobom, które mają pieniądze na koncie. Podczas gdy agencja kontroluje konto bankowe, agencja nie jest właścicielem pieniędzy na koncie. 

Tylko upoważnieni pracownicy agencji powinni mieć dostęp do rachunku powierniczego. Pieniądze można wypłacić tylko w następujący sposób:

  • Do osoby za wydatki 
  • Do rezydencji, aby trzymać gotówkę pod ręką dla osoby 
  • Sprzedawcom na opłacenie wydatków osobistych  
  • Rodzinie lub przyjaciołom w celu zwrotu zakupów z paragonami
  • Na konto osobiste

Konto osobiste
Konto osobiste to konto w instytucji finansowej w społeczności. Konto może być używane dla osób, które mogą mieć pewne umiejętności zarządzania pieniędzmi, ale potrzebują szkolenia, dla tych, którzy potrzebują pomocy przy fizycznym deponowaniu i wypłacaniu środków lub z innych powodów udokumentowanych w PEP. Powinno być wypisane wyłącznie na nazwisko danej osoby, aby odzwierciedlić wyłączną własność. Konto nie może być wystawione jednocześnie na nazwisko osoby i nazwisko agencji lub pracownika agencji. Jeśli to możliwe, konto powinno być oprocentowane. Płace można wpłacać na konto. Jeśli chodzi o dokumentację i kontrolę, zawsze dobrym pomysłem jest wpłata bezpośrednia.

Niektóre agencje używają kart debetowych lub bankomatowych do lepszego zarządzania kieszonkami osobistymi. Ma to tę zaletę, że dostęp do pieniędzy można uzyskać niemal z dowolnego miejsca i w taki sam sposób, jak wszyscy inni. Większość bankomatów posiada kamery, co jest pomocne przy badaniu problemów. Wyciąg bankowy pokazuje wypłaty i kredyty i może być używany jako kontrola wewnętrzna. Zmniejsza również ilość gotówki w domu. 

Ponieważ konto osobiste należy tylko do tej osoby, są one odpowiedzialne za wszelkie opłaty związane z kontem. Jednak agencja ma obowiązek znaleźć najlepszą opcję dla danej osoby i postarać się o uchylenie wszelkich opłat. Agencja jest również odpowiedzialna za monitorowanie salda konta, aby upewnić się, że całkowite zasoby osoby pozostają poniżej dozwolonego limitu, aby korzyści osoby nie zostały zmniejszone.

Gotówka w Rezydencji
Zgodnie z PEP i na wniosek osoby lub odpowiedniego personelu agencji, gotówka może być przechowywana w rezydencji na bieżące potrzeby danej osoby. Gotówka musi znajdować się w bezpiecznym miejscu, a dostęp do środków powinien być ograniczony. Środki powinny zostać udostępnione osobie na jej żądanie. W rezydencji musi znajdować się dokumentacja, w tym księga rachunkowa lub jej odpowiednik, dotycząca wszystkich wpływów, wypłat i salda wszystkich środków pieniężnych w rezydencji. Ekwiwalenty gotówki, takie jak przedpłacone karty kredytowe, muszą być traktowane jako gotówka, jeśli znajdują się w miejscu zamieszkania. Kwota gotówki w miejscu zamieszkania powinna odzwierciedlać potrzeby wydatkowe danej osoby w oparciu o jej PEP i być równa lub mniejsza niż maksymalna kwota gotówki dla miejsca zamieszkania. Ustawowy limit gotówki dotyczy całkowitej kwoty gotówki, w tym wynagrodzenia, którą agencja może utrzymać w miejscu zamieszkania dla osoby. Limit gotówki jest korygowany corocznie, gdy istnieje SSA COLA i jest równy ustawowej kwocie zasiłku osobistego dla Congregate Care Level III (Szkoła specjalna) plus 20 USD. Kwota ta może zostać przekroczona do 14 dni kalendarzowych w określonym celu. Dokumentacja określonej kwoty, czasu i celu nadwyżki musi być uwzględniona w ewidencji konta kasowego. Agencja może wybrać limit gotówki niższy niż kwota ustawowa, ale nie może przekroczyć tej kwoty. Część gotówki w rezydencji może zostać przekazana na program niemieszkalny do użytku przez osobę podczas korzystania z usług w tym programie. 

Program Gotówka w Dniu
Programy dzienne muszą spełniać wymagania wszystkich dostawców niemieszkalnych. Fundusze dostarczane na program dzienny nie powinny negatywnie wpływać na zdolność osoby do robienia rzeczy, które lubią wieczorami iw weekendy. Program stacjonarny nie może przenosić środków z zasiłków osobistych na program dzienny, chyba że program dzienny ma procedury obsługi zasiłków osobistych, w tym:

  • Prowadzenie oddzielnych ksiąg rachunkowych i rachunków dla każdej osoby, dla której program dzienny obsługuje wszelkie kieszonkowe osobiste 
  • Wysyłanie raportu kwartalnego do programu mieszkaniowego
  • Śledzenie PEP osoby

Procedury te powinny być stosowane wyłącznie w przypadku osób, które nie są w stanie poradzić sobie z własnymi środkami lub w przypadku kwot większych niż wskazane w ich ocenie zarządzania pieniędzmi. Jeśli program dzienny nie jest zgodny z wymogami regulacyjnymi, pracownicy agencji mieszkaniowej nie powinni wysyłać osobistych funduszy zasiłkowych do programu dziennego. 

Przykład: DDSOO i program dzienny współpracują ze sobą, aby zapewnić Jessice osobisty zasiłek podczas wybranych przez nią dziennych wycieczek do społeczności. Rezydencja pobiera niewielką sumę (20 USD lub mniej) z gotówki i wysyła ją do programu dziennego. Program dzienny daje rachunek za gotówkę do rezydencji. Pracownicy programu dziennego prowadzą księgę wszystkich wydatków, w tym sposobu wykorzystania pieniędzy i rachunków, jeśli jest to wymagane. Co kwartał program dzienny wysyła kopię księgi rachunkowej do programu mieszkaniowego. Takie rozwiązanie ogranicza czas i formalności związane z przenoszeniem niewielkich kwot między programem dziennym a miejscem zamieszkania. OPWDD postrzega to również jako bezpieczniejszy układ, ponieważ każdego dnia mniej osób zajmuje się pieniędzmi.